Directrice adjointe ou directeur adjoint aux affaires étudiantes

Informations générales

Contribuez au développement de la Faculté de génie au sein d'une équipe axée sur la réussite étudiante!

Sous la responsabilité du secrétaire de faculté et directeur des affaires étudiantes, la directrice ou le directeur adjoint planifie, organise et contrôle les opérations de son secteur reliées au recrutement, à l'admission et au cheminement des étudiantes et étudiants de la Faculté de génie.

Responsabilités générales



 Diriger l'ensemble des opérations du secteur académique et veiller à la saine gestion des dossiers étudiants.
 Exercer un rôle-conseil auprès des étudiantes et étudiants en matière de cheminement d'études et de choix d'activités pédagogiques.
 Agir comme personne supérieure immédiate auprès du personnel placé sous sa responsabilité.

Responsabilités spécifiques



 Planifier, organiser et diriger l'ensemble des opérations académiques et de gestion du dossier étudiant qui sont placées sous sa responsabilité et en contrôler l'efficience et l'efficacité, notamment dans l'implantation des nouveaux outils de gestion du dossier étudiant (VÉO DIP).
 Identifier les opportunités d'amélioration de son secteur, faire l'analyse et implanter les solutions retenues.
 Assurer la gestion des données liées au dossier étudiant, en dégager les informations stratégiques et superviser la production de rapports pour la direction de la Faculté.
 Planifier, organiser et déployer des projets liés à son secteur, en collaboration avec le Secrétaire de faculté et Directeur des affaires étudiantes et en partenariat avec les unités internes et externes.
 Collaborer avec la Directrice de la gestion financière dans les activités de planification budgétaire et de reddition de compte reliées à l'effectif étudiant (EETP).
 Planifier et organiser l'amélioration des processus liés aux opérations des équipes sous sa responsabilité en développant des méthodes, des procédures et des outils administratifs, en assurer l'implantation et le contrôle.
 Mettre en place des mesures favorisant la responsabilisation et le développement des compétences numériques du personnel sous sa responsabilité.
 Planifier et piloter les comités de travail et facultaires sous sa responsabilité.
 S'assurer du respect des règlements, directives et politiques universitaires et de la Faculté en lien avec son secteur d'activités.
 Assurer une veille quant aux défis et tendances liés au domaine académique et d'affaires étudiantes et en dégager des recommandations auprès de la direction de la Faculté.
 Représenter la Faculté sur certaines instances et comités internes ou externes et participer à leur avancement.
 Collaborer aux initiatives institutionnelles, notamment en matière de réussite étudiante, de prévention d'abandon scolaire et de reconnaissance d'engagement étudiant.
 Agir à titre de personne supérieure immédiate et hiérarchique auprès du personnel de l'équipe du secrétariat académique à tous les cycles et d'autres équipes de travail à la Faculté.
 Assumer dans son champ de compétence, tout mandat confié par son supérieur.

Qualifications



Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente.
Posséder au moins 5 années d'expérience pertinente, notamment en gestion du personnel et en gestion d'équipe de travail en service à la clientèle en milieu universitaire.

Exigences



Démontrer des qualités de leadership et des aptitudes particulières aux relations humaines et à la gestion du changement
Faire preuve d'aisance à mobiliser le personnel et à mener des projets avec des équipes multidisciplinaires.
Démontrer une très bonne compréhension du milieu universitaire et des enjeux liés à la réussite étudiante.
Avoir de l'expérience à piloter le processus d'admission à tous les cycles.
Maîtriser toutes les facettes de l'accompagnement académique des personnes étudiantes à tous les cycles, de l'admission à la diplomation.
Démontrer des qualités d'organisation, de planification et des habiletés à établir et maintenir de bonnes relations interpersonnelles.
Posséder une très bonne connaissance de la langue française parlée et écrite.
Démontrer une très bonne maitrise des outils technologiques de travail collaboratif.
La connaissance de l'anglais parlé et écrit est un atout. À titre d'information, la personne pourrait avoir à discuter en anglais avec des personnes étudiantes ou encore à correspondre en anglais.

Conditions de travail

Échelle de traitement du personnel cadre, classe 4

(5 échelons répartis entre 94 606 $ et 114 994 $)

Poste régulier à temps complet, 35 heures par semaine.

Gestion