Conseillère ou conseiller à la formation et à la gestion du dossier étudiant (2 emplois)

Informations générales

Vous souhaitez intégrer une équipe dynamique en tant que personne formatrice?

Rejoignez l'équipe de formation du Bureau de la registraire et contribuez de manière significative à la réussite de la mise en production d'un projet informatique d'envergure, dédié à la gestion des dossiers étudiants.

Sous la responsabilité de la registraire adjointe, la conseillère ou le conseiller à la formation à la gestion du dossier étudiant collabore à l'identification des besoins de formation du personnel affecté à la gestion du dossier étudiant et à l'utilisation de Véo et du SIIG. Elle ou il participe à la planification, la conception et l'élaboration d'outils de formation en plus de participer à l'élaboration et à la révision des processus en lien avec les activités du Bureau de la registraire. Elle ou il participe aussi aux tests reliés à l'utilisation de Véo. Elle ou il se voit confier la responsabilité de dossiers particuliers, communs aux activités de l'unité administrative.

Responsabilités générales

 Développer, mettre en place et assurer la révision des processus reliés à la gestion du dossier étudiant.
 Voir à la tenue du dossier étudiant en matière d'admission, d'inscription, de facturation et de diplomation, en conformité avec le Règlement des études, les directives et les procédures établies.
 Concevoir ou collaborer à la conception de méthodes, procédés et outils permettant d'assurer la meilleure qualité possible en gestion du dossier étudiant et à l'élaboration de guides et d'outils de formation appropriés.
 Coordonner ou collaborer à l'organisation et à l'animation des activités de formation et de soutien du personnel affecté à la gestion du dossier étudiant et à l'utilisation de Véo et du SIIG.
 Tester les fonctionnalités des différents modules de Véo.

Responsabilités spécifiques

 Participer, en collaboration avec le Service des ressources humaines, les facultés, les centres universitaires, le projet Véo et les autres services, à l'identification des besoins de formation du personnel oeuvrant à la gestion du dossier étudiant et élaborer une équipe d'experts pour le maintien de la formation dans les différentes unités.
 Tester les fonctionnalités des différents modules de Véo, tenir un registre des anomalies et tester les corrections apportées.
 Concevoir ou collaborer à la préparation, à la rédaction et à la mise à jour de guides et d'outils de formation dont ceux utilisant les technologies facilitant l'autoapprentissage.
 Planifier, élaborer, organiser et coordonner, en collaboration avec le Service des ressources humaines, l'équipe Véo, les facultés et les centres universitaires, des séances de formation de groupe et animer des ateliers de formation.
 Assurer le support des personnes utilisatrices dans les services et les facultés en lien avec la gestion du dossier étudiant et les outils informatiques liés à ce domaine.
 Analyser les nouvelles réglementations et directives et mettre en place ou collaborer à la mise en place des mesures nécessaires à leur bonne application.
 Réaliser diverses études et analyses reliées à la gestion du dossier étudiant.
 Participer à l'organisation et à la tenue des activités de la Rentrée ou d'autres activités d'accueil.
 Participer à la mise à jour des logiciels utilisés pour le processus d'admission (tests, mise à jour de la documentation, formation).
 Assumer toute autre tâche que peut lui confier la personne supérieure immédiate.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Qualifications Requises

Détenir un baccalauréat dans une discipline jugée pertinente.
Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente.

Exigences

Avoir une excellente capacité de communication orale et écrite.
Maîtriser les outils informatiques (Sharepoint, chiffrier, logiciel de traitement de textes, outil de formation en ligne (Moodle), logiciel de gestion des données étudiantes, logiciel de production de capsule vidéo (Camtasia)).
Posséder une excellente connaissance de la langue française parlée et écrite.
Posséder de bonnes connaissances de la gestion du dossier étudiant.
Posséder de l'expérience dans un domaine lié à la formation en contexte de projet.

Conditions de travail

Corps d'emploi : Conseillère, conseiller en recrutement

Échelle de traitement : No 4 (14 échelons réparties entre 62 553 $ et 101 374 $ approximativement)

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine.

Durée de l'emploi : 15 mois. 

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