Coordonnatrice ou coordonnateur aux services commerciaux et aux assurances

Responsabilités générales

 Coordonner des dossiers en matière de services commerciaux et d'assurances pour l'ensemble de l'Université et recommander les actions appropriées.
 Assumer un rôle-conseil auprès des membres de la communauté universitaire en matière de location d'espaces, d'ententes commerciales et d'assurances pour leur permettre de prendre les meilleures décisions.
 Assumer un rôle-conseil auprès de la direction de la section et soutenir les responsables des différentes unités administratives dans les domaines qui relèvent de sa compétence.
 Assurer une bonne collaboration avec les facultés et services de l'Université et les partenaires externes impliqués.

Responsabilités spécifiques

 Préparer et maintenir à jour, avec rigueur, différents tableaux de bord, fichiers Excel ou base de données pour le suivi des baux, les valeurs assurables, les locaux, la facturation, etc.
 Faire le suivi des différentes questions, des dossiers ou réclamations en matière d'assurances et communiquer avec le courtier pour validation, au besoin.
 Coordonner et initier les différents processus relatifs aux baux notamment en ce qui concerne le renouvellement et la terminaison de ceux-ci.
 Effectuer différents calculs dont les augmentations et ajustements de loyer ou de frais d'exploitation, superficie, coût au pied carré, etc., et réviser certaines prévisions financières.
 Analyser les différentes clauses du bail afin de prendre action ou répondre aux questions posées.
 Contacter directement les locataires pour les différents suivis requis au niveau du loyer ou des assurances.
 Participer aux discussions ou négociations des baux ou de leur renouvellement ou de leur amendement.
 Participer à la rédaction de ces documents ainsi que d'autres lettres ou rapports variés.
 Répondre aux demandes externes concernant nos espaces locatifs disponibles sur nos sites et campus.
 Effectuer les démarches nécessaires afin d'identifier des espaces locatifs disponibles pour les besoins de l'Université. Faire l'analyse de comparables sur le marché.
 S'assurer du maintien des systèmes nécessaires au bon fonctionnement du secteur.
 Développer et maintenir des outils, baux et ententes types permettant d'assurer une efficacité optimale.
 Participer à divers comités ou réunions pour le suivi des dossiers.
 Assumer toute autre tâche, dans son champ de compétence, que peut lui confier sa supérieure immédiate.

À titre d'information

L'UdeS offre un programme de télétravail régulier à raison d'une à trois journées par semaine; la participation au programme se fait sur une base volontaire tout en respectant les besoins opérationnels de chaque unité. Le début du programme pourra se faire après une période de formation en présentiel, établie par le gestionnaire.

Qualifications Requises

Détenir un baccalauréat en administration des affaires, en droit ou dans une discipline jugée pertinente.
Posséder au moins 3 années d'expérience pertinente en assurances et/ou dans le domaine immobilier commercial.
Nous vous encourageons à postuler même si vous ne possédez pas toutes les qualifications et exigences requises. Dans le contexte de pénurie de main-d'oeuvre pleinement qualifiée, votre candidature pourrait être sélectionnée. Aussi, certaines étapes pourraient être ajoutées au processus de sélection et d'embauche pour soutenir un cheminement de carrière.

Exigences

Détenir une certification en matière d'assurances ou en immobilier.
Démontrer une aisance en matière de communication avec diverses parties prenantes.
Avoir de bonnes aptitudes en négociation et en rédaction.
Faire preuve d’une grande rigueur et avoir le souci du détail.
Démontrer un bon esprit d’analyse et de synthèse.
Faire preuve d'initiative et avoir la capacité de mener plusieurs dossiers variés de front tout en assurant une qualité du travail dans les délais requis.
Posséder une bonne connaissance des langues française et anglaise, parlées et écrites. La connaissance ou la maîtrise de l'anglais est requise, car la personne aura à échanger avec divers organismes ou partenaires de l'étranger et à lire des documents en anglais.
Être habile avec le logiciel Excel .

Conditions de travail

Corps d'emploi : Conseillère, Conseiller en gestion

Échelle de traitement : No 3 (14 échelons répartis entre 60 424 $ et 97 806 $ approximativement).

Emploi temporaire à temps complet, 35 heures par semaine. Contrat de 6 mois avec possibilité de prolongation.

Entrée en fonction : dès que possible. 

Gestion